KSeF: firmy alarmowo muszą przygotować się na rewolucję w fakturowaniu
Przedsiębiorcy w Polsce stoją przed istotnymi zmianami. Do 2026 roku muszą przystosować się do wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który całkowicie odmieni sposób wystawiania faktur. Eksperci ostrzegają, że zwlekanie z przygotowaniami może przynieść trudności, dlatego warto zacząć działać już dziś.
Kluczowe terminy wdrożenia KSeF coraz bliżej
Obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie w lutym i kwietniu 2026 roku. W lutym nowe regulacje obejmą część firm, a reszta będzie musiała się dostosować dwa miesiące później. Oznacza to konieczność modyfikacji systemów księgowych i procesów fakturowania, aby spełnić wymagania.
Czas na przygotowania szybko się kurczy. Wakacje i koniec roku, gdy przedsiębiorstwa są obciążone dodatkowymi zobowiązaniami podatkowymi, mogą utrudnić prace nad wdrożeniem. Eksperci radzą, by nie zostawiać tego na ostatnią chwilę.
Ministerstwo Finansów uzupełnia braki w systemie KSeF
Ministerstwo Finansów nadal pracuje nad dopracowaniem systemu, jednak firmy już teraz powinny rozpocząć przygotowania. Kluczowe elementy KSeF są już znane, co umożliwia wprowadzenie pierwszych zmian. Warto na bieżąco śledzić komunikaty resortu, aby być na bieżąco z nowymi wytycznymi.
Jak skutecznie przygotować firmę na Krajowy System e-Faktur?
Praktyczne wskazówki od ekspertki: Magdalena Jaworska z Quidea radzi
Proces adaptacji do KSeF wymaga szczegółowej analizy obecnych metod fakturowania. Przedsiębiorcy powinni zidentyfikować obszary, które wymagają zmian, przeszkolić pracowników i zaplanować wdrożenie nowych rozwiązań. Konsultacje z ekspertami mogą okazać się pomocne, by lepiej dostosować firmę do nowych wymogów.
- przeprowadzenie audytu systemów księgowych,
- analiza konieczności aktualizacji oprogramowania,
- zaplanowanie wdrożenia nowych rozwiązań,
- przeszkolenie zespołu,
- monitorowanie komunikatów Ministerstwa Finansów.
Magdalena Jaworska, doradczyni podatkowa z Quidea, zaznacza, że kluczowe jest szybkie rozpoczęcie przygotowań. "Przedsiębiorcy powinni dobrze zapoznać się z zasadami działania KSeF i zrozumieć, jak wpłynie on na ich procesy biznesowe. Równie istotne jest przeszkolenie zespołu, aby zmniejszyć stres związany z wprowadzeniem nowego systemu" – radzi.
Jaworska zwraca także uwagę na konieczność analizy obecnych systemów księgowych. "Niektórym firmom będzie potrzebna zmiana oprogramowania, inne zaś będą mogły dostosować już istniejące rozwiązania. Ważne, by te działania podjąć z odpowiednim wyprzedzeniem" – dodaje.
KSeF w 2026: co muszą wiedzieć przedsiębiorcy?
Od 2026 roku wszystkie faktury będą wystawiane elektronicznie i przesyłane przez centralny system zarządzany przez Ministerstwo Finansów. To oznacza nie tylko zmiany technologiczne, ale również modyfikacje w procedurach wewnętrznych, obiegu dokumentów oraz archiwizacji faktur. Kluczową rolę odegra także zapewnienie bezpieczeństwa danych.
KSeF a jednoosobowe działalności: zmiany od 2027 roku
KSeF dla samozatrudnionych: kiedy i jak dołączyć?
Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą mają czas na wprowadzenie KSeF do 2027 roku. Magdalena Jaworska podkreśla jednak, że nawet samozatrudnieni powinni zacząć przygotowania wcześniej. "Zapoznanie się z systemem już teraz i stopniowe wprowadzanie zmian pozwoli uniknąć stresu podczas wdrożenia" – radzi.
- sprawdzenie kompatybilności obecnego oprogramowania księgowego z KSeF,
- aktualizacja lub wymiana systemu, jeśli to konieczne,
- zapoznanie się z wytycznymi Ministerstwa Finansów,
- wdrażanie zmian etapami,
- monitorowanie nowych komunikatów i wytycznych.
Zmiany związane z KSeF wymagają dokładnego przygotowania, ale wczesne działania pozwolą na płynne przejście na nowy system, ograniczając ryzyko problemów i stresu.
